Extraction
TerminéeDateMardi 12 mai
Effectif48 personnes
TypeGroupe adultes
ContraintesAucune signalée
Fonctionnement
De la demande au paiement : comment Cléa travaille
Une demande arrive dans votre boîte. Cléa la lit, vérifie ce qui est possible, rédige la réponse, place la réservation au planning et la suit jusqu'au paiement — puis relance ce qui reste sans réponse. À chaque étape, ce sont vos règles qui décident.
La chaîne
Cinq étapes, et vous gardez la main sur la dernière
Chaque panneau se rejoue quand vous arrivez dessus.
01
Cléa lit la demande
Elle extrait la date, l'effectif, le type de groupe et les contraintes signalées — allergies, mobilité réduite, langue.
02
Elle vérifie ce qui est possible
Vos horaires, vos fermetures, la capacité de la salle, vos règles. Rien n'est inventé : quand une règle manque, Cléa refuse de trancher et vous le dit.
Vérification du planning
Créneau libreMardi 12 mai, 10 h 00Disponible
Salle de réception60 places
Fermeture annuelleHors période
Tarif, 48 personnes240,00 €
03
Elle rédige la réponse
Le créneau, le montant attendu et la question qu'il faut poser. Vous relisez et vous envoyez depuis votre propre adresse.
Brouillon
Prêt à relireBonjour Marc, nous pouvons accueillir votre groupe de 48 personnes le mardi 12 mai à 10 h 00. Le tarif est de 240,00 €. Pourriez-vous confirmer l'effectif 48 heures avant ?
04
Elle place la réservation
Le créneau est réservé au planning, avec sa salle. Deux groupes ne peuvent pas occuper la même salle au même moment.
Planning — mai
Réservation placéeLundi 11—
Mardi 12, 10 h 00Voyages Dupont · 48 p.
Mardi 12, 14 h 30Demande en attente
Mercredi 13Fermé
05
Elle suit le dossier jusqu'au paiement
La feuille du jour pour l'accueil, puis : qui a payé, qui a laissé un bon d'échange, qui reste à facturer.
Suivi des groupes passés
1 à réglerVoyages Dupont · 12 maiPayé sur place
Collège Jean-Monnet · 7 maiOffert
Comité Renault · 4 maiÀ régler · 188,00 €
Amis du patrimoine · 2 maiBon d'échange
Autour de la chaîne
Ce qui se passe avant, pendant et après
Votre boîte, relevée chaque matin
Cléa relève la boîte connectée — Google ou Microsoft — chaque matin, et d'un clic quand vous le voulez. Chaque demande y trouve son brouillon.
Des règles, pas des suppositions
Horaires, jours d’accueil, effectifs, délai de réservation, fermetures : chaque proposition est vérifiée. Quand une règle manque, Cléa le dit au lieu de deviner.
La relance, sans y penser
Une proposition restée sans réponse est relancée après le délai que vous fixez — sept jours par défaut —, et la relance attend votre validation.
La saison suivante
Les groupes reçus deviennent des fiches ; une campagne peut leur réécrire, en respectant qui a demandé à ne plus être contacté.
Vous gardez la main
Ce que Cléa ne fait jamais sans vous
Rien ne part sans vous
Par défaut, chaque réponse attend votre validation et part de votre propre adresse.
L'envoi autonome se mérite
Il ne s'ouvre qu'avec un abonnement actif et une installation complète — horaires, durée, effectif, salle, tarifs —, dans les règles que vous fixez et sous un plafond d'envois par jour.
Tout est tracé
Le journal garde chaque action, de Cléa comme de l'équipe, avec son auteur et sa date.
Trois rôles
Responsable, éditeur, lecteur : la personne à l'accueil voit le planning et la feuille du jour, pas les échanges commerciaux.
Pour aller plus loin
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